Протокол как правильно написать


Как правильно оформить протокол совещания? :

Протокол совещания – информационно–распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания. Ведение данного документа – важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.

Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ. Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания. Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?

Кто ведет протокол?

Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.

Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.

Бланк, обязательные разделы

Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк. Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.

Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

  • Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
  • Заголовок.
  • Дата и номер регистрации протокола.
  • Место (населенный пункт), где проводится совещание.
  • Вопросы (повестка дня).
  • Основная часть.
  • Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.

Заголовок протокола

Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание. Например: «Протокол производственного совещания».

Номер, дата, место проведения

Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.

Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 – 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»

«ОАО «Текстиль».

ПРОТОКОЛ

оперативного совещания

отдела продаж

26.04.2016 год. ___________________№8

город Иваново

Место составления протокола – географическое название населенного пункта, в котором действует данный коллегиальный орган. Этот раздел может не быть указан в документе, но только в том случае, если наименование организации уже включает в себя название населенного пункта. Например: «Самарская городская типография», «Ивановский машиностроительный завод» и прочее.

Обратите внимание, как должен начинаться любой протокол совещания (образец выше).

Вводная часть

Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.

В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:

  • В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
  • Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
  • Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
  • Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.

Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».

В чем отличие полного протокола от краткого?

При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:

  • Вопрос, вынесенный на совещание.
  • Докладчик по данному вопросу.
  • Принятое и утвержденное собранием решение.

Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.

Основная часть

Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.

Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

  • «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
  • «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
  • «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».

Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.

Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

  • Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
  • Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

Как хранить протоколы?

Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства. Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

www.syl.ru

Как правильно пишется протоколы или протокола

Эта статья окажет вам помощь по оформлению протокола. Ведь многие люди порой допускают неточности, а некоторые и совсем не знают, как правильно оформить протокол. Вот несколько основных правил:

Определение протокола и его принадлежность к другой документации.

Протоколом называют документ, который фиксирует ход и упорядоченность принятия решения различных органов.

Обязательно оформление протокола в следующих случаях:

- при заседании коллегиальных органов власти, органов муниципалитета, органов управления различных организаций;

- периодические или единовременные сборы, совещания.

Протокол является самостоятельным видом документа, так как содержит в себе принцип общего принятия решений.

Все протоколы разделяются на виды по двум снованиям – способ документирования и полнота записи хода собрания. Эти два основания действуют вместе.

По степени полноты протоколы делят на краткие и полные, которые могут содержать всевозможные данные различного характера, зависящие лишь от способа документирования. В краткие протоколы заносят лишь фамилию председателя и секретаря и состав людей, которые присутствуют на собрании.

Протокол ведёт специально назначенный человек или секретарь, который использует следующие документы: дневную повестку, список присутствующих, тексты сообщение и выступлений, различные справки и др.

Протокол, составленный на собрании – это черновик. После заседания его уточняют и в течение 3 – 5 дней оформляют.

Чаще всего протокол оформляется как документ на несколько страниц. Чтобы оформить первый лист, используют общеустановленный бланк организации. При его отсутствии протокол пишется на листах А4 и реквизиты в нём располагаются как реквизиты на бланке.

В общеустановленный бланк протокола включены такие реквизиты:

- наименование предприятия без использования сокращений;

- место, где был составлен;

Утверждение оформленного протокола подтверждается грифом, располагающимся в правом верхнем углу документа, и составляет слово «Утверждаю», написания должности начальника организации, его собственноручной подписи, её расшифровки и даты принятия протокола.

Подпись должна располагаться в утверждённом протоколе несколько ниже самого текста.

© Автор: Могилева Ольга

С этой статьей читают:

Как составить протокол?

Протокол является документом, имеющим юридическую силу. Он составляется, когда проходят важные собрания и заседания с принятиями каких-либо решений на основании мнения его членов. Чтобы протокол был действительным, он должен оформляться секретарями, руководителями или другими специалистами корпоративного управления в соответствии с принятыми требованиями.

Когда составляется протокол?

Прежде чем составить протокол, нужно знать, в каких случаях он необходим.

  • Документ необходим, когда происходят заседания государственных и местных органов власти, аукционеров, советов директоров, учредителей.
  • Разовые собрания, такие как конференции, совещания, тоже требуют создания важной бумаги.
  • Если протокол принадлежит научному или учебному заведению, то он фиксирует научные открытия, образовательную программу, избрание на должность, получение категории и степени.
  • В бизнесе подобные документы используют для фиксирования разногласий, соглашений, конфиденциальных сведений.
  • В банке протоколами подтверждают счета, фиксируют кассовые операции.
Протокол бывает двух видов:
  • Полный, является текстовым документом, подробно описывающим все рассматриваемые вопросы и принятые решения с указанием всех участников. К нему прилагается аудио запись с прошедшим заседанием.
  • Краткий, составляется только на бумаге с кратким изложением необходимой информации и именами присутствующих.

Как составить протокол правильно?

Для написания протокола потребуется чистый лист бумаги А4 или бланк с названием и всеми реквизитами предприятия.

  1. На листе пишется слово Протокол , дата и место, где проходило собрание.
  2. Теперь нужно составить вводную часть с указанием председателя и секретаря, который оформлял протокол.
  3. Перечисляются все участники собрания с указанием фамилии, должности и инициалов. Если присутствующих слишком много, можно полный список имен приложить к документу.
  4. Пишется повестка дня, то есть какие проблемы и вопросы были рассмотрены во время заседания. Эта часть основная, в ней указываются все выступающие с докладами лица с текстами их докладов в таком порядке, в каком им предоставлялось слово. Для каждого вопроса фиксируются принятые решения. Если во время собрания проходило голосование, необходимо указать количество голосов за и против какого-либо решения.
  5. В конце протокола ставится подпись секретаря и председателя проходившего собрания.

Для того чтобы документ не потерял юридической силы, важно правильно указать полное наименование предприятия, которое было отмечено при регистрации. Звания и должности присутствующих должны быть написаны точно. Следует поставить дату того дня, когда проходило мероприятие, а не число составления протокола. Некоторые документы утверждаются руководителями организаций с помощью слова утверждаю , подписи и даты.

Для правильного написания протокола требуются определенные умения и знания, а также опыт подобной работы, в этом также поможет статья Как оформить протокол .

Ещё больше интересного

Обсуждения

Инспектор написал протокол о нарушении, но вы не согласны. Что же делать? Как правильно заполнить протокол.

Для начала, желательно начать аудио или видео запись. Записать место и время, где все произошло и записывать действия инспектора, если он будет препятствовать вашим записям в протоколе.

Так же, помните, что выходить из авто вы НЕ ОБЯЗАНЫ. Инспектор должен сам принести вам заполненный протокол. В машину ДПС НЕ САДИТЕСЬ Нет у вас такой обязанности. А вот съемка там уже будет запрещена.

Прежде чем вписывать что то, вы должны убедиться, спросив ИДПС, все ли он написал что считал нужным? Если да, то пускай подписывает и приступим.

1. Свидетели. Если графа пуста, вписываем в нее пассажиров авто (если инспектор будет против, посылаем в глубокий игнор). Если нет пассажиров, то сами ищем свидетелей. Свободное место обязательно зачеркиваем жирной Z. Если инспектор вписал свидетелем напарника или людей отказавших предоставить вам документы, а так же не желающих быть свидетелями, звоним 02 и пишем заявление на инспектора.

2. Объяснения. Ознакомившись с протоколом, пишем ваши замечания, поправки. К примеру, если вас остановили за тонировку, пишите, какие действия инспектора были незаконными, что он делал не так, что не соблюдал и т.д. Но пишем только по делу. Начинать ваш рассказ, стоит с фразы С нарушением не согласен. Требую помощи адвоката . Если при нарушении, должна была составляться схема, ну к примеру вы пересекли сплошную, то сразу пишите, были ли составлена схема или нет. Если схема составлена в единичном экземпляре, пишите, что в копии вам отказано.

3. С протоколом ознакомлен. Если инспектор не разъяснил вам ваши права, то там так и пишем права не разъяснены . Графа довольно мутная. И не стоит инспектору напоминать о ней. Согласно статьи 25.1 КоАП, инспектор обязан вам разъяснить ваши права и обязанности. Если он этого не сделал, пишем так как сказано ранее. Ему в минус пойдет.

4. Протокол прошу направить.Пишите куда вам удобнее направить дело для рассмотрения.

Только после всего этого подписываем протокол, копию сразу забираем себе (протокол пишем в своем авто, что бы копию могли забрать сразу) и не отдаем инспектору при любых его просьбах и угрозах. Ведь вы поинтересовались у него, будет он что то дописывать, или нет. Так что, вы будете абсолютно правы. Так же инспектор может быть не согласен с тем, что вы вписали пассажиров, оправдывая это тем, что они заинтересованные лица. Если инспектор не написал своих свидетелей, ставим там Z. Если написал, но их не было или вы их не видели, попросите их представить. При отказе, сразу пишем это в объяснении и вызываем 02.

Так же помните. Любые орфографические ошибки ИДПС, могут сыграть вам на руку. Такие вещи вносят сомнения в правильность протокола.

Стоит быть готовым к тому, что инспектор будет вас торопить, а то и вовсе вырывать протокол. Что бы избежать этого, заполняйте документ в своем авто и желательно закройтесь. Проникать внутрь авто, инспектор не имеет права. Захочет пообщаться, пусть делает это через окно. Помня опасность, не открывайте окно слишком сильно.

Отдельно рассмотрю напарника инспектора. Быть свидетелем он может (но не может понятым), но тут доже есть ловушки. Сверьте его документы с данными, заполненными в протоколе. Сотрудник может сказать, что вписал напарника, однако сам впишет заранее приготовленного свидетеля , которого вы и не видели и не знаете, но распишитесь, что он был.

Источники: http://www.astromeridian.ru/psy/kak_pravilno_oformit_protokol.html, http://elhow.ru/rabota/dokumentacija/sostavlenie-i-oformlenie-dokumentacii/kak-sostavit-protokol, http://vk.com/topic-34605037_25860373

Комментариев пока нет!

pravilnyj-otvet.ru

Как составить протокол?

Как составить протокол?

Протокол является документом, имеющим юридическую силу. Он составляется, когда проходят важные собрания и заседания с принятиями каких-либо решений на основании мнения его членов. Чтобы протокол был действительным, он должен оформляться секретарями, руководителями или другими специалистами корпоративного управления в соответствии с принятыми требованиями.

Когда составляется протокол?

Прежде чем составить протокол, нужно знать, в каких случаях он необходим.

  • Документ необходим, когда происходят заседания государственных и местных органов власти, аукционеров, советов директоров, учредителей.
  • Разовые собрания, такие как конференции, совещания, тоже требуют создания важной бумаги.
  • Если протокол принадлежит научному или учебному заведению, то он фиксирует научные открытия, образовательную программу, избрание на должность, получение категории и степени.
  • В бизнесе подобные документы используют для фиксирования разногласий, соглашений, конфиденциальных сведений.
  • В банке протоколами подтверждают счета, фиксируют кассовые операции.

Протокол бывает двух видов:

  • Полный, является текстовым документом, подробно описывающим все рассматриваемые вопросы и принятые решения с указанием всех участников. К нему прилагается аудио запись с прошедшим заседанием.
  • Краткий, составляется только на бумаге с кратким изложением необходимой информации и именами присутствующих.

Как составить протокол правильно?

Для написания протокола потребуется чистый лист бумаги А4 или бланк с названием и всеми реквизитами предприятия.

  1. На листе пишется слово «Протокол», дата и место, где проходило собрание.
  2. Теперь нужно составить вводную часть с указанием председателя и секретаря, который оформлял протокол.
  3. Перечисляются все участники собрания с указанием фамилии, должности и инициалов. Если присутствующих слишком много, можно полный список имен приложить к документу.
  4. Пишется повестка дня, то есть какие проблемы и вопросы были рассмотрены во время заседания. Эта часть основная, в ней указываются все выступающие с докладами лица с текстами их докладов в таком порядке, в каком им предоставлялось слово. Для каждого вопроса фиксируются принятые решения. Если во время собрания проходило голосование, необходимо указать количество голосов «за» и «против» какого-либо решения.
  5. В конце протокола ставится подпись секретаря и председателя проходившего собрания.

Для того чтобы документ не потерял юридической силы, важно правильно указать полное наименование предприятия, которое было отмечено при регистрации. Звания и должности присутствующих должны быть написаны точно. Следует поставить дату того дня, когда проходило мероприятие, а не число составления протокола. Некоторые документы утверждаются руководителями организаций с помощью слова «утверждаю», подписи и даты.

Для правильного написания протокола требуются определенные умения и знания, а также опыт подобной работы, в этом также поможет статья Как оформить протокол.

elhow.ru

Как писать протокол совещания

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.

Визуально документ состоит из следующих частей:

  1. общие сведения;
  2. повестка дня заседания;
  3. обсуждение и принятые решения.

Общие сведения

В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.

Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.

Повестка дня заседания

Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.

В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».

Обсуждение и принятия решений

Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.

То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».

В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.

Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.

В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание. 

Видео по теме

www.kakprosto.ru


Смотрите также