Как правильно написать сообщение


10 правил написания деловых электронных сообщений

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

skyeng.ru

Как подготовить сообщение (доклад) - Централизованная городская библиотечная система, г.Тюмень

КАК ПОДГОТОВИТЬ СООБЩЕНИЕ (ДОКЛАД)

Учимся на «отлично»

При подготовке сообщения (доклада) целесообразно воспользоваться следующими рекомендациями:

  • Уясните для себя суть темы, которая вам предложена.
  • Подберите необходимую литературу (старайтесь пользоваться несколькими источниками для более полного получения информации).
  • Тщательно изучите материал учебника по данной теме, чтобы легче ориентироваться в необходимой вам литературе и не сделать элементарных ошибок.
  • Изучите подобранный материал (по возможности работайте карандашом), выделяя самое главное по ходу чтения.
  • Составьте план сообщения.
  • Напишите текст доклада. 

Помните!

Выбирайте только интересную и понятную информацию. Не используйте неясные для вас термины и специальные выражения.

  • Не делайте сообщение очень громоздким.
  • При оформлении доклада используйте только необходимые, относящиеся к теме рисунки и схемы.
  • В конце сообщения составьте список литературы, которой вы пользовались при подготовке.
  • Прочитайте написанный текст заранее и постарайтесь его пересказать, выбирая самое основное.
  • Перед тем, как делать сообщение, выпишите необходимую информацию (термины, даты, основные понятия) на доску.
  • Никогда не читайте доклад! Чтобы не сбиться, пользуйтесь планом и выписанной на доске информацией.
  • Говорите громко, отчётливо и не торопитесь. В особо важных местах делайте паузу или меняйте интонацию – это облегчит её восприятие для слушателей.

www.citylib-tyumen.ru

Как правильно подготовить сообщение или доклад? Сообщение

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Как правильно подготовить сообщение или доклад?

Сообщение - это устный монолог не более 4 минут, содержащий научную информацию.

Доклад - еще один вид устного монолога научного стиля речи. От сообщения доклад отличается большим объемом информации. Оптимальное время доклада — 5-10 минут. Во вступлении докладчик не только сообщает тему, но и указывает ее актуальность и значение.Основная часть доклада содержит материал, который отобран учащимся для рассмотрения данной темы. В заключении нужно сделать выводы.

Окончательно отработанный текст доклада можно несколько раз прочитать, чтобы лучше усвоить последовательность изложения, а затем обязательно проговорить вслух. Кроме того, надо проверить, сколько минут займет выступление: заметить по часам время начала и конца проговаривания. Вы должны попасть в требуемый интервал ± 20 секунд.

Структура доклада:

  • Титульный лист (Приложение 1)

  • Введение (один абзац)

  • Основная часть

  • Заключение (один абзац)

  • Список использованных источников (литература, название сайтов)

Требования к оформлению работы

  1. Работа должна быть выполнена с использованием компьютера и принтера на одной стороне бумаги формата А4 через полуторный межстрочный интервал. Цвет шрифта должен быть черным, шрифт TimesNewRoman, кегель 14.

  2. Текст следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: правое, верхнее и нижнее —15мм, левое — 25 мм,. Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту и составлять 125 мм.

  3. Выравнивание текста по ширине.

  4. Перед знаками препинания (кроме тире) не может быть пробела. После знака препинания пробел обязателен.

  5. Разрешается использовать компьютерныевозможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, применяя выделение жирным шрифтом, курсив, подчеркивание.

  6. Перенос слов недопустим.

  7. Таблицы и иллюстрации размещаются по центру листа и нумеруются последовательно арабскими цифрами (Рис.1)

  8. Если иллюстраций несколько, то все они должны быть одного размера.

  9. В тексте на все рисунки, таблицы, схемы, фото должны быть даны ссылки.

Сообщения и доклады оцениваются по следующим критериям:

- соблюдение требований к его оформлению;

- необходимость и достаточностьинформации для раскрытия темы;

- умение учащегося свободно излагать основные идеи, отраженные в докладе;

- способность учащегося понять суть задаваемых ему вопросов и сформулировать точные ответы на них.

УГЛЕДАРСКАЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА I-III СТУПЕНЕЙ №2

Доклад

по географиина тему

«Зебры – полосатые жители Африки»

Подготовила

ученица 7-А класса

Петрова Ирина

Угледар 2011

Как вы считаете зебра белая в черную полоску или черная в белую полоску? На самом деле зебра — чёрная в белую полоску (чёрный цвет появляется раньше), а не наоборот.

Зебры – дикие африканские лошади; вместе с настоящими лошадьми и ослами составляют род и семейство лошадей, отряда не парнокопытных животных. Отличаются своеобразной окраской тела, состоящей из чередующихся тёмных и светлых полос. Телосложением некоторые зебры напоминают ослов, другие более сходные с настоящими лошадьми. Роговые мозоли (каштанчики) имеются только на передних конечностях. Грива короткая, прямостоящая; хвост с кистью удлинённый волос на конце. Различают 3 вида зебр: горную зебру, зебру Грэви и кваггу.

Горная зебра самая мелкая из всех (фото 1). Телосложением похожа на осла. Высота в холке у взрослого жеребца около 125 см. На всём теле вплоть до копыт яркие чёрные полосы, особенно широкие на бёдрах. Голова короткая и широкая; уши длинные. Копыта узкие и высокие; каштанчики крупные. Встречаются в Южной и Юго-Западной Африке.

Рис. 1. Горная зебра

Зебра Грэви значительно крупнее (Фото 2), достигает высоты в холке более 155 см. На всём теле вплоть до копыт чёрные полосы, гораздо многочисленнее и узкие чем у горной зебры. Распространена Южной Эфиопии и прилегающих частях Кении и Сомали.

Фото 2. Зебра Грэви

Квагга - истреблённое непарнокопытное животное (Фото 3), ранее считавшееся отдельным видом зебр. Квагги жили в Южной Африке. Спереди они имели полосатую расцветку, как у зебры, сзади — гнедой окрас лошади, длину тела 180 см.Последняя дикая квагга была убита в 1878 году. Последняяквагга в мире умерла в зоопарке Амстердама в 1883 году.

Фото 3. Квагга

Зебры – стадные полигамные животные, встречающиеся обычно табунами по 10-30 голов. Ранее когда зебры были многочисленны, наблюдались стада по несколько сот и даже тысячи голов. Питаются травянистой растительностью.

Зебры – очень осторожные, быстро бегающие животные. Легко переносят неволю и регулярно размножаются, но приручаются трудно. По наблюдениям, в неволе продолжительность беременности 346-390 дней. Различные виды зебр скрещиваются между собой и дают плодовитое потомство. Известны помеси зебр с различными породами домашних лошадей, ослами и лошадью Пржевальского. Успешно аклиматизированны в Украине в степном заповеднике Аскания-Нова.

Использованные источники

  1. Документ

    Тезисы к семиотическому изучению культур (в применении к славянским текстам)(совместно с Вяч. Вс. Ивановым, А. М. Пятигорским, В. Н. Топоровым, Б. А. Успенским) 504

  2. Документ

    Тезисы к семиотическому изучению культур (в применении к славянским текстам)(совместно с Вяч. Вс. Ивановым, А. М. Пятигорским, В. Н. Топоровым, Б. А. Успенским) 504

  3. Доклад

    1.13.2.Нулевая терпимость к жестокому обращению в контексте Факультативного Протокола к Конвенции ООН против пыток и других жестоких, бесчеловечных или унижающих достоинство видов обращения и наказания

  4. Доклад

    В основном звене школы детям все чаще поручаются различные виды самостоятельных работ. Начиная с 5-го класса учащиеся все охотнее и увереннее выполняют их.

  5. Реферат

    Тезисы к семиотическому изучению культур (в применении к славянским текстам)(совместно с Вяч. Вс. Ивановым, А. М. Пятигорским, В. Н. Топоровым, Б. А. Успенским) 504

refdb.ru

16 неписаных правил SMS-общения

Никогда не оставляйте сообщения без ответа. Если это, разумеется, не тот человек, общение с которым вы хотите навсегда прервать, или откровенный спам.

2. Держите график других людей в голове

Нет ничего хуже, чем проснуться на рассвете или глубокой ночью только из-за того, что кто-то решил вам отправить сообщение. Старайтесь уважать привычки и распорядок дня других людей и не беспокоить их в то время, когда они могут быть заняты или отдыхать.

3. Не сочиняйте романов

Службы обмена короткими сообщениями предназначены ровно для этого и ни для чего другого. Если набор сообщения занимает у вас больше чем 30 секунд, то, может, тогда есть смысл написать нормальное письмо или позвонить по телефону?

4. Не звоните в ответ на сообщение, если вас об этом не просят

Вполне очевидно, что если в полученном вами сообщении не содержится прямой призыв перезвонить, то ответить на него надо тоже в письменном виде. Если бы человек хотел с вами поговорить, то он сам бы набрал ваш номер.

5. Вам не ответили прямо сейчас? Это нормально, успокойтесь

Если вы отправили важное послание и не получили на него моментального ответа, то не стоит нервничать. Тем более не стоит забрасывать своего собеседника всё новыми и новыми SMS с повторяющимся содержанием. Раз вам не отвечают, значит, человек занят. Или вообще не хочет с вами общаться. И в первом, и во втором случае повторные сообщения ситуацию не исправят, а только вызовут раздражение.

6. Не используйте сарказм, иронию и прочие эмоции

Правильно передать все нюансы своей мысли иногда не удаётся даже опытным сочинителям. Тем более в сжатом формате короткого текстового сообщения. Не стоит пытаться вложить в своё послание второй и третий смысл, если хотите быть правильно понятым.

7. Если вы опаздываете, отправьте человеку сообщение

Это просто хорошие манеры. Отправьте человеку, который вас ждёт, сообщение и уточните, через какое время вы появитесь.

8. Дважды проверьте автокоррекцию

Клавиатуры мобильных гаджетов с функцией автокоррекции иногда выделывают такие коленца, что ваш текст отправляется получателю в совершенно другом виде. Внимательно проверьте перед отправкой, что же вы набрали на самом деле.

9. Дважды, нет, трижды проверьте, кому отправляется сообщение

Нет более верного способа попасть в неприятную ситуацию, чем отправить по ошибке своему начальнику сообщение «Скучаю по тебе, цыплёнок» или перепутать имена в адресной книге. Острые ощущения гарантированы.

10. Отвечайте пропорционально

Старайтесь подстраиваться под манеру общения вашего собеседника. Если он предпочитает обмениваться односложными посланиями в стиле «да — нет — ОК», то вряд ли стоит утруждать себя длинными сообщениями в его адрес. Тем более что есть пункт под номером четыре этого списка.

11. Не пишите ничего, что не могли бы сказать в лицо

Нет ничего хуже, чем перекладывать на плечи службы обмена сообщениями те задачи, которые вы боитесь или не хотите выполнить напрямую. Не стоит расставаться, выяснять отношения, сплетничать или говорить грубости. В общем, не пишите ничего такого, что потом не могли бы повторить при личной встрече.

12. Не используйте хэштеги в сообщениях

Некоторым кажется, что это очень продвинуто и круто. На самом деле #глупо #смешно #нелепо.

13. Не используйте сокращения и сленг

Вернее, даже не так. Никогда не используйте все эти «лол, лю, ща, ДР, пасибки, плз…» в том случае, если совершенно точно не уверены, что получатель адекватно это воспримет. А лучше вообще забудьте этот подростковый сленг, ведь каждый раз при этом где-то икает ваш учитель русского языка и литературы.

14. Не пишите заглавными буквами. НИКОГДА!!!

Вам нравится, когда на вас кричат? Думаю, что нет. Поэтому никогда не злоупотребляйте капсом, восклицательными, вопросительными и другими знаками, которые являются верным признаком истерики и неадекватности человека.

15. Не переписывайтесь, когда вы общаетесь с другим человеком

Нет хуже ситуации, когда кто-либо во время оживлённого разговора получает сообщение и тут же принимается на него отвечать. Ваши собеседники чувствуют себя при этом как дураки, и их раздражение по этому поводу вполне оправдано. Поэтому отложите написание ответа до окончания встречи, если, конечно, не хотите обидеть свою компанию.

16. Не переписывайтесь на ходу или во время вождения

При передвижении по городским улицам — неважно, пешком или на машине — потеря внимания и контроля над окружающей обстановкой может привести к очень плохим последствиям. И если при передвижении пешком всё может ограничиться шишкой на лбу, то попытка набрать эсэмэску за рулём может стать последней не только для вас, но и для других людей, которым не посчастливилось оказаться у вас на пути.

lifehacker.ru


Смотрите также