Как правильно написать докладную записку


Как правильно написать докладную записку: виды о оформление

Одним из видов информационно-справочных документов, которые используются внутри организации, является докладная записка. Несмотря на множество общих черт с другими видами таких документов (служебными или объяснительными записками), докладная имеет и некоторые особенности. В чем они состоят, а также по каким признакам классифицируется докладная записка — об этом далее в статье.

Виды докладных записок

Докладная записка — это документ, который может быть адресован руководителю какого-либо предприятия или его структурного подразделения. Целью составления документа является побуждение адресата (то есть руководства) к совершению определенных действий.

Составление документа может помочь в решении таких вопросов:

  • изложение собственной точки зрения в случае возникновения конфликтов или разногласий с коллегами или руководством;
  • внесение предложений по улучшению деятельности предприятия;
  • выражение несогласия с действиями или решениями руководства;
  • получение информации по каким-либо спорным или непонятным вопросам.

Записка может быть составлена по инициативе:

  • руководителя (в устной или письменной форме);
  • подчиненных.

Докладные записки могут быть классифицированы по нескольким различным признакам:

1. В зависимости от содержания документа выделяют:

  • инициативную докладную записку — целью ее составления является побуждение адресата к действию, поэтому в ней содержатся не факты, а конкретные рекомендации или предложения;
  • информационную записку — она носит регулярный характер и имеет целью проинформировать адресата о выполненной работе, а также о способах и методах, которые при этом использовались;
  • отчетную записку — составляется по завершении работы и содержит в себе информацию о выполненных действиях и достигнутом результате.

2. В зависимости от того, кому будет адресован документ, он может быть двух видов:

К составлению каждого вида докладной записки (к ее оформлению и содержанию) выдвигаются определенные требования.

Внешняя и внутренняя докладная записка

Основная классификация докладных записок — по адресату, для которого они составляются. При этом они делятся на два вида:

1. Внутренняя докладная записка — она используется в пределах одного предприятия или организации (например, направляется генеральному директору или руководителям подразделений). Этот документ может быть оформлен на обычном листе бумаги с форматом А4 и содержать такие данные:

  • название структурного подразделения, от представителя которого составляется документ;
  • обозначение вида документа заглавными буквами (докладная записка);
  • указание адресата (его должности и фамилии с инициалами в дательном падеже);
  • название к тексту документа (например, докладная записка о прогуле или премировании);
  • основной текст документа — с предложениями, рекомендациями или вопросами;
  • дата составления записки;
  • подпись.

Оформленный документ подписывается его составителем и далее направляется адресату. При подписании составитель должен указать свою должность, фамилию и инициалы.

2. Внешняя докладная записка — данный документ выходит за пределы одного предприятия и обычно отправляется в вышестоящие органы. В нем нужно указать такую информацию:

  • название предприятия, в которое направляется документ;
  • указание вида документа;
  • место составления;
  • обозначение адресата (чаще всего им является руководитель предприятия);
  • заголовок к тексту;
  • основной текст записки;
  • фамилию и должность исполнителя;
  • номер его телефона.

В отличие от внутренней докладной записки, внешняя должна составляться на специальном фирменном бланке предприятия, на котором указываются реквизиты компании и ставится печать. Также документ обязательно подписывается руководителем организации.

Оформление докладной записки

Поскольку докладная записка — это официальный документ, обладающий юридической силой, к ее оформлению нужно подойти серьезно. Можно выделить основные правила составления записки:

  • стиль изложения — информационный, поэтому никаких проявлений чувств или эмоций в документе быть не должно;
  • все факты или рекомендации должны излагаться по делу, но максимально подробно, с указанием всех деталей;
  • записка должна быть составлена с соблюдением всех требований, поскольку явные ошибки или отсутствие обязательной информации могут стать причиной признания документа недействительным.

Что касается содержания документа, то, помимо указания обязательных реквизитов (названия организации, ответственных лиц, их фамилий и должностей), главной частью докладной записки является текстовая, в которой подробно излагается цель составления документа. Ее можно разделить на три части:

  1. Констатирующая часть — здесь подробно описываются все факты и обстоятельства дела, которые имели место.
  2. Аналитическая часть — в ней содержится обозначение последствий, которые произошли в результате описанных в первой части обстоятельств.
  3. Рекомендательная часть — здесь составитель дает адресату какие-либо советы или рекомендации относительно решения спорных вопросов, улучшения деятельности предприятия и т. п.

В зависимости от вида и цели докладной записки, какая-то из указанных частей в документе может отсутствовать. Записка может быть составлена в трех формах:

  • текстовая;
  • табличная;
  • комбинированная (сочетание двух предыдущих вариантов).

Набирается документ на компьютере с соблюдением общепринятых правил (шрифта, интервалов, полей). Расположение реквизитов может быть как по центру, так и по левому краю документа.

Пример докладных записок

Для получения более наглядного представления приведем образец заполнения докладной записки:

Докладная записка о премировании

Докладная о премировании носит поощрительный характер для работника и направлена на побуждение вышестоящего руководства наградить сотрудника за выполненную им работу или другие заслуги. В документе можно указать рекомендуемый вид поощрения, выбранный на основании трудового законодательства или внутренней документации предприятия.

Докладная записка о прогуле

Докладная о прогуле, как и о любом другом нарушении трудовой дисциплины, имеет свои особенности составления, поскольку в ней речь идет об определенном человеке, которого в следствии прогулов могут уволить. Для правильного составления докладной записки нужно учесть два важных момента:

  1. Прогулом считается длительное (дольше трех часов) отсутствие сотрудника на его рабочем месте. Если работника не было на месте хотя бы на несколько минут меньше, нарушение будет считаться отлучкой — в этом случае будет достаточно и объяснительной.
  2. Перед составлением докладной нужно потребовать от работника письменных объяснений или каких-либо подтверждающих документов. После этого факт их предоставления или отсутствия обязательно отмечается в записке.

В конце документа (в рекомендательной части) составитель может потребовать как применения к нарушителю наказания, так и изложить просьбу смягчить его (например, если проступок был совершен впервые).

Читайте также: ведение кассовой книги для ИП и ООО.

Образец заполнения формы Р21 001 (на регистрацию ООО) смотрите в обзоре.

Интернет-сервис «Мое дело», реальная помощь бухгалтеру: http://boss-consult.ru/buch/docs/internet-buhgalteriya-moe-delo.html

Докладная записка о краже

Поскольку кража — это нарушение, которое является основанием для увольнения сотрудника, докладная записка по этому факту может быть составлена как раз с целью его уволить. Чтобы эта процедура была проведена законно, необходимо:

  • получить письменные показания работника, в которых он признает факт совершения кражи;
  • предоставить документы, подтверждающие совершение работником проступка.

В некоторых случаях к делу могут привлекаться правоохранительные органы, ведь кража — это серьезное правонарушение.

Докладная записка о нарушении дисциплины

Документ, составленный с целью информирования о нарушении трудовой дисциплины, является сугубо внутренним и за пределы конкретной организации не выходит. В докладной на работника нужно четко обозначить совершенные им проступки, а также указать на то, что от работника были затребованы соответствующие объяснения своих действий.

Стоит отметить основные моменты, которые касаются оформления докладной записки:

  • Этот документ является информационным, поэтому его стиль должен быть максимально нейтральным и лишенным эмоциональной окраски.
  • Докладная записка может быть адресована руководителю как внутри организации, так и за ее пределами. В каждом из этих случаев документ имеет свои особенности составления.
  • В зависимости от вида целью написания докладной записки может быть информирование, выражение несогласия или предоставление адресату определенных рекомендаций.
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

boss-consult.ru

Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  3. К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  4. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  3. Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега»

Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

ФАЙЛЫ Скачать пример докладной о невыполнении должностных обязанностей .doc

Отдел метрологии Генеральному директору ООО «Росмашинстрой»

Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

15.10.2016 г.

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

ФАЙЛЫ Скачать пример докладной о недопустимом поведении сотрудника .doc

Административно-хозяйственный отдел Генеральному директору ООО «Просперити»

Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

25.08.2016 г.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

assistentus.ru

Докладная записка

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Как написать докладную записку

По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:
  • наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки – наименование организации);
  • наименование документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • место (город) составления (для внешней докладной записки);
  • адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
  • заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно …»;
  • текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
  • подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образцы и примеры докладной записки

       

Образец докладной записки о премировании

Отдел снабжения Генеральному директору ООО «Магнит»

Семеновой Ирине Григорьевне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Начальник отдела снабжения Егоров В. А. Егоров

Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции - на фирменном бланке организации.

working-papers.ru

Докладная записка - составляем согласно требованиям

Документооборот любого предприятия представляет собой совокупность бумаг разного характера, систематизированных определенным образом. Одним из документов является докладная записка.

Общая характеристика и назначение документа

Для начала следует отметить, что докладная записка – это деловая бумага, которая носит информативный и одновременно рекомендательный характер. Она предназначена для предоставления руководителю предприятия или непосредственному начальнику. Этот документ может быть составлен любым сотрудником компании по двум причинам:

  1. По инициативе самого работника.
  2. По заданию руководства.

В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это – мнение сотрудника, высказанное в письменной форме. Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела. Тогда работник обязан составить аргументированный ответ, а в заключение добавить свое личное мнение в виде конкретных предложений и рекомендаций. Соответственно, такая записка становится уже частным мнением конкретного человека.

Не стоит путать

Принимаясь за составление того или иного документа, необходимо точно знать, что конкретно требуется предоставить. Некоторые виды деловой переписки очень схожи друг с другом, и их можно легко перепутать. К примеру, деловые записки бывают трех видов: служебные, докладные и объяснительные. В то же время между ними есть три существенных отличия, которые не позволяют знающему человеку совершить эту ошибку. Эти документы различаются:

1. По адресату, то есть по тому, для кого они предназначены. В отличие от служебной, объяснительная записка пишется на имя непосредственного руководителя, а докладная, вдобавок, может быть составлена прямо на директора предприятия.

2. По теме и смысловой нагрузке излагаемой информации. Тема объяснительной понятна непосредственно из названия. Служебная является частью деловой переписки между структурными подразделениями компании. Тема докладной может быть различной:

3. Если служебная и объяснительная служат для использования внутри предприятия, то докладная записка может быть как внутреннего, так и внешнего характера. В первом случае она предназначена для директора компании, а во втором – для вышестоящей инстанции.

Когда составляется документ

Докладная записка – это вынужденная мера. Она составляется тогда, когда сложившаяся ситуация выходит из-под контроля и грозит предприятию серьезными неприятностями. Иными словами, положение дел должно быть критическим. В этот момент сотрудник доводит информацию до сведения руководства и подробно излагает известные ему факты. Это может быть угроза выполнению плана или получению ожидаемой прибыли. Документ направлен на то, чтобы привлечь внимание руководителей к возникшей проблеме и попытаться исправить создавшееся положение. Каждый специалист по-своему представляет разрешение ситуации. В докладной он подробно описывает свой вариант и излагает собственные соображения на этот счет. Для удобства восприятия информации этот документ составляется в совершенно свободной форме. Такой стиль позволяет абсолютно любому работнику изложить свою точку зрения по конкретному, отдельно взятому вопросу, не опасаясь быть непонятым остальными.

Причины составления документа

Существует ряд причин, из-за которых может быть составлена докладная записка. Образец или уникальный шаблон для всех возможных случаев составить, конечно, можно. Но любой конкретно взятый повод требует индивидуальной манеры изложения. Причины могут быть самые различные:

  • опоздание на работу;
  • прогул;
  • невыполнение обязательств;
  • конфликт между сотрудниками;
  • изложение результатов проведенной проверки;
  • доведение до сведения информации о допущенной ошибке;
  • угроза срыва выполнения планового задания;
  • информация о недопустимом поведении работника.

Причин много и каждая из них требует индивидуального подхода и конкретного разбирательства. Получив информацию из первых рук, начальник должен ее всесторонне исследовать и принять компетентное решение. Часто возникает необходимость получить дополнительно информацию и от других участников проблемы. Они вынуждены будут представить руководству свои разъяснения относительно поставленного вопроса.

Если кто-то что-то нарушил

Нарушения в условиях производства – не редкость. Без них рабочий процесс и общение между людьми невозможны. Чаще всего встречается докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Поведение сотрудника на рабочем месте всегда неоднозначно. Любое отклонение от общепринятой нормы обычно воспринимается как нарушение и влечет за собой соответствующее наказание. Наложить взыскание имеет право только руководитель предприятия, поэтому остальные сотрудники, включая непосредственного руководителя, могут только информировать его о случившемся и предложить свой вариант воздействия на нерадивого коллегу. Алгоритм составления такой докладной выглядит следующим образом.

  1. Наименование службы или подразделения. Указывается в левой верхней части листа.
  2. Адресат (руководитель компании). Указывается справа вверху.
  3. Наименование документа. Пишется чуть ниже большими буквами с красной строки.
  4. Номер документа.
  5. Место составления.
  6. Заголовок.
  7. Текст документа: Ф.И.О. и должность нарушителя, дата нарушения, вид нарушения, причина случившегося, предложение о взыскании.
  8. Должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника, составившего документ.

Если провинился коллега

Докладная записка на работника может быть составлена непосредственным руководителем или коллегой. Чаще причины ее составления носят негативный характер: нарушение, проступок, недостойное поведение. В этом случае записка направлена на то, чтобы констатировать факт случившегося и пресечь повторение подобного в дальнейшем. Получив такой документ, руководитель должен разобраться в ситуации и принять решение. В данном случае от него зависит, будет ли наложено на работника какое-либо взыскание или нет. Если негативный случай произошел впервые, то можно ограничиться предупреждением и назидательной беседой. Если же нарушение перешло в систему, то последует наказание в соответствии с трудовым законодательством. Руководитель обязан наложить визу, в которой будет зафиксировано принятое решение. Докладные могут составляться на работников и по другим поводам. К примеру, руководитель подразделения имеет право составить записку на имя директора о поощрении подчиненного за добросовестную работу или хорошо выполненное задание. Принцип составления – тот же, только текст носит положительный характер.

Трудно ли написать докладную?

Составить докладную записку не сложно. Образец написания в случае необходимости всегда можно взять у секретаря. Через его руки проходит много подобных документов. Главное состоит в том, чтобы ясно изложить суть происшедшего. Прочитав такой документ, руководитель должен иметь четкое представление о том, что хотел сказать составитель этого «послания». Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина. Необходимо также помнить, что для внутреннего использования докладная обычно составляется на обычном листке формата А4 (или же А5). Если же информация предоставляется в вышестоящую организацию, то текст должен быть напечатан на фирменном бланке предприятия. Такой документ в обязательном порядке необходимо дать на подпись руководителю. В итоге он будет подписан двумя представителями от предприятия: первый – составитель, второй – директор. Информация может быть подтверждена дополнительными сведениями. Они обычно предоставляются вместе с основным документом в виде пронумерованных приложений.

Чтобы сделать все правильно

Для того чтобы информация была услышана, необходимо знать, как написать докладную записку. Такой документ обычно состоит из трех основных частей.

  1. Причина, послужившая поводом для написания такой записки. Здесь необходимо четко обрисовать ситуацию и перечислить все известные факты.
  2. Мнение составителя по поводу происходящего. Нужно всесторонне проанализировать ситуацию и предложить свое решение создавшейся проблемы.
  3. Обобщающий вывод и конкретные шаги.

Информацию необходимо по возможности излагать коротко и ясно, чтобы при чтении адресат не потерял мысль. В противном случае изложенные факты могут быть неверно истолкованы, и принятое решение не принесет желаемых результатов. В тексте не стоит высказывать свои домыслы или искажать действительность. Такой прием противоречит правилам. Если возникнет такая необходимость, то адресат сам поинтересуется мнением составителя, чтобы разобраться в случившемся и принять окончательное решение.

Последовательность действий

На примере можно рассмотреть конкретный случай неисполнения служебных обязанностей. Докладная записка на сотрудника составляется непосредственным начальником для предоставления руководству предприятия. Для начала работнику дается время для исправления своих просчетов. В противном случае руководитель соответствующей службы в присутствии 3 свидетелей составляет акт о том, что данный работник не выполнил задание в предложенные сроки. Нарушитель должен после этого написать объяснение по всей форме с указанием причин.

Сотрудник может этого и не делать. В таком случае он теряет последнюю возможность своей защиты. Объяснительная записка передается руководителю для ознакомления. Свое окончательное решение он выражает в виде резолюции. Информация поступает в отдел кадров для составления приказа о взыскании. Степень наказания определяется в соответствии с законодательством. Если проступок оказался довольно серьезным, и вдобавок неоднократным, то результатом может оказаться увольнение с работы по соответствующей статье.

fb.ru


Смотрите также