Как написать уведомление правильно


Как правильно написать уведомление: образец

Письмо-уведомление относится к деловой корреспонденции – это разновидность информационного сообщения. Для того чтобы гарантировано получить ответ на него важно знать, как правильно написать уведомление, образец его будет полезен.  Основная задача данного сообщения – это уведомить о произошедшем или будущем событии, которое может быть интересно для адресата.

Содержание

  • 1 Правила составления
  • 2 Некоторые особенности
  • 3 Вывод

Правила составления

Составлять его нужно согласно с правилами деловой переписки, то есть в нем не должно быть:

  1. Личного мнения.
  2. Эмоциональной окраски – впечатлений, угроз, предупреждений и т.д.
  3. Длинных предложений, эпитетов, сложных речевых оборотов.

Зато в уведомлении обязательно должны быть:

  • Документ должен быть датирован и подписан, тем, кто составляет его с расшифровкой подписи.
  • Разбег между датой написания и получения не должен быть слишком большим.
  • Подпись следует ставить в конце текста.
  • Если обращение составляется юридическим лицом, то обязательный реквизит – печать организации.

Уведомления широко используются в разных сферах деловой корреспонденции, в том числе во внутренней, если нужно сообщить сотруднику о важном решении руководителя. Часто именно такой формат письма используют для напоминания должнику о его займе и обязанности выплат. Форма уведомления применяется для сообщений суммы налогового платежа гражданам.

Структура письма стандартная для любого письма, а именно:

  1. Отправитель/получатель.
  2. Дата составления.
  3. Номер регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
  4. Название сообщения «Уведомление».
  5. Заголовок.
  6. Обращений к тому, кому адресуется письмо.
  7. Уведомительная часть – краткое ее изложение.
  8. Вводная часть.
  9. Собственно текст.
  10. Должности, подписи ответственных лиц.

Важно! Обязательный реквизит – расписка о получении адресатом письма.

Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата. Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть.

Текст уведомления можно условно разделить на 2 части:

  1. В первой указывается причина его составления.
  2. Вторая – готовые решения, выводы, предложения (требования).

Некоторые особенности

Если письмо составляется от юридического лица, то для этого используется фирменный бланк с логотипом и контактными данными. Если составление требуется физическому лицу, то указать необходимые данные можно на стандартном листе А4 от руки или в печатном виде.

В уведомлении можно обращаться к конкретному человеку, организации – все зависит от содержания и характера подаваемых данных. Собственно текст разрешается писать в произвольной форме, с соблюдением правил деловой корреспонденции. Вводная часть обязательно начинается со слова «Уведомляем…» или производных от него.

Важно! К письму могут прикладываться другие бланки, которые помогают прояснить суть проблемы указанной в уведомлении. О наличии их нужно обязательно оповещать в тексте.

Вывод

Рассматриваемые письма используются в деловой корреспонденции в разных сферах. Именно поэтому важно знать, как правильно написать уведомление по образцу.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:-8 (499) 703-35-33 доб. 530 (Москва)8 (812) 309-06-71 доб. 179 (Санкт-Петербург)8 (800) 777-08-62 доб. 155 (Регионы)-

Это быстро и бесплатно!

comments powered by HyperComments

Поделиться:

Нет комментариев

papinian.ru

Уведомления

Главная › Приложения к иску › Уведомления

В процессе хозяйственной, трудовой и иной деятельности используются такие документы, как уведомления. Их юридическое значение – довести до сведения другого лица определенную информацию. В отличие от претензий, уведомление не содержит требований (как правило, исключения могут быть). От актов такие документы отличаются способом составления.

На сайте мы разместили примеры и образцы уведомлений, которые наиболее часто используются в повседневной деятельности: о расторжении договора, поставщику, в трудовой деятельности и др. Кроме того, можно задать вопрос дежурному юристу для получения индивидуальной консультации.

Обязательность уведомлений

Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.

В статьях, посвященных отдельным видам уведомлений, можно узнать не только, какими нормативными правовыми актами предусмотрена форма того или иного уведомления, но и ответственность за несоблюдение такой формы или сроках подачи.

Актуальная информация о порядке составления уведомлений пригодится не только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и их работникам, работодателям – физическим лицам. Но и гражданам, которые столкнулись с необходимостью обращения в суд за защитой нарушенных прав. Ведь нарушение порядка заполнения и вручения уведомлений может оказать решающее значение при вынесении судом решения. Например, по трудовым искам.

Юридическая сила уведомлений

Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств. Тогда подготовка документа осуществляется самостоятельно в свободной форме. Но юридическое значение, т.е. роль письменного доказательства, ему придадут наличие:

  • адресата уведомления (кого Вы ставите в известность)
  • от кого направляется уведомление
  • причина составления, т.е. основная информация со ссылками на нормативные правовые документы или на пункты договора, соглашения
  • дата и подпись, приложение.

Уведомления могут вручаться лично с проставлением соответствующей отметки на аналогичном экземпляре документа, либо направляться по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Уведомление о собрании кредиторов

Уведомление о собрании акционеров

Уведомление о собрании собственников жилья

Уведомление о переходе на УСН

Уведомление об изменении наименования

Уведомление о смене генерального директора

Уведомление о смене адреса юридического лица

Уведомление о залоге движимого имущества

Уведомление родителям ученика

Уведомление о смене реквизитов

Уведомление Роспотребнадзора о предпринимательской деятельности

Уведомление об изменении оплаты труда

Уведомление об изменении условий трудового договора

Уведомление об отпуске

Уведомление о прекращении трудового договора

Уведомление об увольнении работника

Уведомление работника о ликвидации предприятия

Уведомление о сокращении работника

Уведомление о выселении из жилого помещения

Почтовое уведомление о вручении письма

Уведомление поставщику о некачественном товаре

Уведомление приставам об увольнении должника

Судебное уведомление

Уведомление о продаже доли в квартире

Уведомление арендатора имущества

Уведомление должника о переуступке права требования

Уведомление о продлении договора

Уведомление о проживании иностранного гражданина

Уведомление об оплате задолженности

Уведомление о заключении договора

Уведомление об изменении договора

Уведомление о работе иностранного гражданина

Уведомление о прекращении аренды

Уведомление о расторжении договора

iskiplus.ru

Правильный образец письма-извещения :

Правильное написание писем - наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.

Правильный образец письма-извещения

Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:

  • письмо, сообщающее какую-либо информацию - извещение или уведомление;
  • письмо-заявление о намерениях его отправителя;
  • письмо-подтверждение о получении чего-либо;
  • письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
  • письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.

Как написать письмо-извещение?

Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение - кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.

Основные правила написания

Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.

Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.

businessman.ru

Составляем уведомление правильно. Кондакова Н.

Как правило, уведомление составляется при необходимости известить работников о каких-либо юридически значимых событиях в жизни организации. Наиболее часто специалистам по кадрам приходится создавать уведомления о продлении (прекращении) контракта, сокращении штата, об изменении условий трудового договора и др. Единой формы уведомления нет, что на практике создает немало проблем. Для каждой конкретной ситуации разрабатывается свой вариант документа. Однако в каком бы случае не приходилось составлять уведомление, существуют реквизиты, без которых документ может быть признан недействительным. О том, как грамотно составить уведомление, читайте в настоящей статье.

Уведомление относится к системе организационно-распорядительной документации, поэтому при его оформлении следует руководствоваться:

 - Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее  СТБ 6.38-2004);  - Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41;

 - Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Кроме того, при подготовке документа используют Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Отметим, что УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы можно изменять в зависимости от практической необходимости.

При составлении уведомлений применяют комплекс реквизитов, состав, место расположения и правила оформления которых установлены СТБ 6.38-2004.

На каком бланке следует оформлять уведомление?

Если необходимо составить уведомление, направляемое в дальнейшем юридическому лицу или гражданину, не являющемуся работником организации, то используют бланк организации (бланк для письма).

Если же уведомление предназначено для работников организации, используют общий бланк.

Соблюдаем правила оформления уведомления

Уведомление в обязательном порядке должно содержать наименование автора документа, т.е. организации. Наименование вышестоящей организации обозначает ведомственную принадлежность организации - автора документа. При наличии вышестоящей организации указывают ее полное официальное наименование.

Наименование организации - автора документа должно точно соответствовать наименованию, отраженному в уставе организации (учредительном договоре). Сокращенное наименование организации можно указывать в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Обращаем внимание, что наименование структурного подразделения указывают в уведомлении в случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи уведомления.

Название вида документа помещают ниже наименования организации - автора документа и выше реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс» и пишут прописными буквами без разрядки: УВЕДОМЛЕНИЕ.

Датой уведомления является дата его подписания. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года. День месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ.

Даты подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляют цифровым способом, например: 08.07.2011.

Регистрационный индекс уведомления состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, другими условными обозначениями.

Пример

Регистрационный индекс уведомления наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре № 4-15/18,

где 4-15 индекс дела по номенклатуре; 18 порядковый номер.

Уведомление должно иметь заголовок, который формулируется по общим правилам составления заголовков к документам, например: «Об увольнении», «О согласии на увольнение работника», «О продлении трудового договора» и т.д.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля. Помещают заголовок в левом верхнем углу документа под обозначением автора, регистрационного индекса, даты и места составления или издания документа. В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Точка в конце заголовка не ставится.

Обозначаем адресата в уведомлении

В уведомлении обязательно должен быть указан адресат. В зависимости от того, кому адресовано уведомление, состав реквизита «Адресат» может включать:

– наименование учреждения; – наименование структурного подразделения; – наименование должности (профессии) работника; – фамилию, имя, отчество работника;

– почтовый адрес.

Каждую из составных частей адресата печатают с новой строки. Знаки препинания между ними не ставят, но сохраняют в середине строк.

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат может быть оформлен несколькими способами.

Адресат – организация. Наименование адресата указывают в именительном падеже:

                                                                   Профсоюзный комитет                                                                    ОАО «Кристалл»

Адресат – работник. Следует указать наименование должности, включающее наименование структурного подразделения. Фамилию получателя пишут в дательном падеже:

                                                                  Начальнику отдела материально-технического обеспечения                                                                   Артемьеву М.В.

Текст уведомления

Текст уведомления состоит из 2 частей. В первой излагают условия или причины создания документа, во второй – предложения, готовые решения, выводы или просьбы.

К уведомлению могут прилагаться документы. Например, уведомление работнику о заключении нового трудового договора (контракта) может иметь в качестве приложения соответствующий трудовой договор (контракт).

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают под текстом перед реквизитом «Подпись» и отделяют его от текста 1,5-2 интервалами. Реквизит включает в себя слово «Приложение», название прилагаемого документа, а также количество его листов и экземпляров.

Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно «л.» и «экз.». В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, информацию о количестве экземпляров разрешено не указывать. После слова «Приложение» ставится двоеточие, а само слово остается открытым.

Если название приложения упоминается в тексте уведомления, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если название приложения в тексте не упоминается, печатают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: трудовой договор с Артемьевым А.М. на 5 л. в 2 экз.

Уведомление подписывает руководитель организации либо руководитель структурного подразделения (например, в организации право подписи уведомлений делегировано начальнику отдела кадров).

Уведомления, оформляемые на бланке для письма, должны содержать реквизит «Отметка об исполнителе». Его проставляют в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа (ниже подписи). Абзацный отступ при этом не делают, знаки препинания, тире между цифрами не ставят, например:

Мартынов 286 02 805

Отметка об исполнителе может включать индекс структурного подразделения, в котором работает исполнитель письма, инициалы (для машинисток), дату создания документа, имя файла, например:

4 Гуринович 240 81 18 ск 30.06.2011 Согласование с профкомом.doc

При подготовке письма на компьютере отметку об исполнителе печатают шрифтом размера 9 пт.

Уведомления, адресованные работникам, составляют, как правило, в 2 экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «С уведомлением ознакомлен» или «Экземпляр уведомления получил», которая включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении.

Если уведомление было составлено в 2 экземплярах, в дело подшивают экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Напоминание о важном

Обращаем внимание, что в статьях Трудового кодекса РБ не всегда есть указание на необходимость письменного уведомления работников. Например, о том, что сотрудников надо уведомить о реорганизации, вообще ничего не говорится. Однако, чтобы избежать лишних проблем и - что еще хуже - трудовых споров с работниками, рекомендуем специалистам по кадрам оформлять такие уведомления. В дальнейшем это может помочь обезопасить себя и организацию, а также доказать юридическую грамотность действий кадровой службы.

Образцы уведомлений смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

www.spok.by


Смотрите также